交換生申請流程及常用表格

 

情形1:經由學校審查後,由學校推薦至姊妹校。
說明:
步驟一:申請本校交換生甄選,請依本簡章中所列之申請資料送國際事務處辦理。 

*一學制內可申請兩次、每次交換一學期。
*秋季班、春季班:以當年度公告之簡章為主。

步驟二:送薦外交換生審查會議審查。
步驟三:公告錄取同學名單並依照錄取之姊妹校規定準備申請資料,備齊資料繳交至國際事務處。
附註:通過選薦之交換學生(不含赴大陸地區者),可申請教育部「學海發颺」之獎學金補助,申請資訊詳見國際事務處網站。


情形2:自行尋找交換機會,成為交換生(一切自理)。
說明: 倘若同學透過系所合作或其它管道申請到國外學校,符合資格者仍可申請「學海發颺」獎學金(不含赴大陸地區)。通過補助者,可視同本校薦送之交換生,由本處辦理學籍保留及兵役事宜。


通過姐妹校錄取同學:

(出國前)

步驟一:填寫回覆錄取通知書.(odt檔)

分線上填寫及紙本繳交(須本人簽名),繳交時間依公告規定。

 

步驟二:準備對方學校申請文件

1. 海外地區: 請主動至對方校網站搜尋交換計畫需準備申請文件,並注意對方校申請期限,至少於2週前備齊申請文件繳至國際處(林小姐),由學校統一寄出。
2. 大陸地區: 請等候大陸學校寄來簡章(秋季班通常3、4月收到/春季班通常10、11月收到,屆時將以email轉寄,請務必收信),再依簡章說明準備相關文件繳至國際處(許小姐),由學校統一寄出。
3. 大陸學校普遍會要求:
- 體檢資料:若無要求特定格式,依一般健檢項目進行即可。唯抽血多半需要空腹八小時,有些熱門醫院則需提前預約,報告至少需要一個星期以上才會出來。請於收到簡章後、自行安排好時間提早準備,勿拖到最後幾天才開始找醫院,耽誤申請文件寄送時間。
- 保險資料:一般學校不會要求特定保險項目或額度,只要是能涵蓋出國期間的保險即可,同學可依照個人考量、自行找商業保險公司購買海外旅平險。

 

步驟三:入學許可

  1. 一般需二~三個月的作業時間才會收到對方學校的入學許可。
  2. 多數學校會將入學許可寄到學校,少部分直接寄到同學家裡。倘若你收到入學許可,請立刻告知本處承辦人,才能為同學辦理校內公文程序。
  3. 未確定獲得入學許可前,請先不要辦理任何出國手續。
  4. 一旦收到入學通知,請務必核對資料是否正確(如英文姓名拼法、交換期間等)。

 

步驟四:宿舍

1. 海外地區:一般學校會提供交換生申請宿舍資訊,有些是在填申請表時一同申請,有些是於入學許可通知時另行告知。若想自行安排在外租屋或選擇寄宿家庭,可向該校相關單位(Housing Office)詢問。
2. 大陸地區:交換學校將統一安排學生住宿事宜。


步驟五: 役男出國

1. 在確定收到入學許可後,役男同學請至本處網頁下載專區「學生出國共用表件」下載「役男因公奉派或推薦學生名冊 (役男因工奉派或推薦學生名冊 odt檔)」,並詳閱「役男出境辦理須知」,將應檢附資料以電子檔方式寄回教官室承辦人辦理,並請主動與該承辦人聯絡。
2. 兵役承辦人會將役男出境公文函送至申請者戶籍所在地之直轄市或縣市政府,待其核准後直轄市或縣市政府將郵寄通知單至申請者戶籍所在地,接獲通知後申請者請依說明攜帶護照及相關文件至戶籍所在地之直轄市或縣市政府核蓋出境許可章,即可依期出境。
3. 役男因公奉派獲推薦學生名冊之出國時間最長以一年為限,請依錄取文件上提供的交換期間填寫

4. 若上下學期前往不同學校交換之男同學,承辦人會先辦理上學期之出境申請待學期結束須先依時返國後,再提供上述所需檢附之資料續辦下學期新學校交換之出境申請

 

步驟六:學籍
1. 所有同學出國期間需仍保有本校學籍,故仍須完成註冊繳費程序
2. 本處會將每學期出國同學名單轉報教務處,故同學不需選課(碩士生需要選論文學分),於交換期間一定要選修每學期相等於本校6學分(修課時間 108小時)之課程,如對方校有最高學分的限制,請務必遵守選課規定。選課無特別限制,除課程有修課的特殊條件。
3. 交換學生於交換學校完成註冊手續後,即視同為該校學生,應遵守該校一切規定,不得做出有損兩校校譽行為。
4. 抵達該校及返國兩週內須填寫交換生赴國外研修通知單。
5. 返國兩個月內須繳交心得報告 ,同學所繳交之心得報告,本處有權在網站公開及使用於各種相關活動文宣用品上,不需另徵同學同意。

(出國後)

步驟七: 出國/返國通知單

抵達外國/返國通知單 [下載(下載 odt檔)]:
1.本單於抵達就讀/研究機構後二周內填送一次、及返抵本國後二週內填送一次,共須填送二次。
2.填送本單時,均請檢附蓋有入出境日期戳記之護照影本一份,一併送國際事務處學術交流組,俾憑註記確認台端之補助期間。
3.可以以掃瞄檔或照片檔寄送至國際事務處信箱:oia@nchu.edu.tw

交換期間,應密切與本處保持連繫,並留意自身安全問題。

(返國後)

步驟八:
返國心得報告、學分抵免、心得分享

1. 心得報告格式 [下載 (下載 odt檔)]
- 請於二周內內繳交國外研修報告(1000-1500字),寄至oia@nchu.edu.tw信箱。
- 交換期間,應密切與本處保持連繫,並留意自身安全問題。
2. 獲本校赴國外研修/學海飛颺獎學金者,請另至教育部「選送人才出國研修服務網」上傳心得(選擇獲補助年度/學海飛颺與惜珠/學生登入-->輸入身份字號及生日)。

2.學分抵免申請:依照本校教務處學生抵免學分辦法(連結),於一個月內向系所提出申請
(註冊組提醒:無論學分是否可以抵免,都應提出申請,畢業時成績單上方有課程可以顯示)
-交換選修課程及學分抵免申請表[下載(下載 odt檔)]
*請詳閱「如何申請學分抵免

*海外學分換算參考公告:公函說明


3. 交換生返國畢業前,應盡義務協助及輔導本校同學,並提供相關諮詢及必要資訊。 交換生返國後應參與相關宣傳活動(如國際週)至少3小時。
 

交換生業務承辦人:

[海外地區]
林宜亭(Eva)小姐
TEL: (04)22840206#29
Email: eva0627@dragon.nchu.edu.tw

[大陸地區]

許珮蓉(Tina)小姐
TEL : (04)22840206#24
Email : tinahsu@nchu.edu.tw